О ЗАВЕРЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

Что такое публичный документ?

Апостилируются только публичные документы. Публичный, или официальный документ – это выданный официальным учреждением или официальным лицом документ, например:

• административный документ (диплом, свидетельство, удостоверение, справка, извещение и т.п.);
• выданный судом или связанным с судом официальным учреждением документ (копия судебного решения, выписка из регистра, документ судебного исполнителя и т.п.);
• документ нотариуса или присяжного переводчика.

Все иные документы являются частными документами. Однако возможно переплетение частного документа и публичного документа – если, например, на частном документе нотариус делает отметку о верности копии или подлинности подписи, или перевод выполняется присяжным переводчиком.

Дополнительно между государствами могут действовать специальные договоренности о признании документов определенного типа (например, водительских удостоверений) без требований, установленных для публичного документа.

Как производится заверение апостилем?

В первую очередь нужно проверить, необходимо ли для признания документа в иностранном государстве заверять документ апостилем. Апостилированные документы можно использовать в государствах, которые присоединились к Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации публичного документа. С перечнем присоединившихся к данной конвенции государств можно ознакомиться здесь. Если документ заверен апостилем, то его подлинность признается во всех других участвующих в конвенции государствах без дополнительных формальностей.

Однако в ряде случаев заверка апостилем не требуется:

• в России, Украине, Польше, Латвии и Литве эстонские публичные документы признаются без формальностей.
• Начиная с 19 сентября 2013 года не требуется дополнительно заверять апостилем эстонский публичный документ во Франции, Бельгии, Дании, Италии и Ирландии. Также в Эстонии без дополнительных формальностей признаются выданные в этих государствах документы. Названное действует также в отношении выданных ранее публичных документов.
• Документы, выданные дипломатическими представителями и чиновниками консульств Австрии, Кипра, Чехии, Франции, Германии, Греции, Ирландии, Италии, Лихтенштейна, Люксембурга, Молдовы, Нидерландов, Норвегии, Польши, Португалии, Испании, Швеции, Швейцарии, Турции и Великобритании признаются без формальностей.
• Согласно Регламенту (ЕС) 2016/1191 Европейского парламента и Совета, при подаче документа в другое государство Европейского союза нет необходимости апостилировать документы, подтверждающие следующие обстоятельства:

1) рождение;

2) жизненный статус;

3) смерть;

4) имя;

5) брак, включая способность к вступлению в брак и семейное положение;

6) развод, раздельное проживание или признание брака недействительным;

7) родительские права;

8) усыновление;

9) постоянный адрес и/или место жительства;

10) гражданство;

11) отсутствие записи в пенитенциарном регистре.

Выписки из записей актов гражданского состояния также освобождаются от апостиля в государствах, присоединившихся к Конвенции о выдаче многоязычных выписок из записей актов гражданского состояния. Помимо государств-членов Европейского союза, к данной конвенции присоединились Босния, Македония, Молдова, Черногория, Сербия, Швейцария и Турция.

В Эстонии также без дополнительных формальностей признаются выписки из финского регистра народонаселения и справки о способности к вступлению в брак.

Апостилем заверяется оригинал или копия документа?

Перед подачей ходатайства о заверении документа апостилем желательно выяснить, акцептирует ли учреждение иностранного государства только заверенный апостилем оригинал документа, или достаточно его копии. Как правило, апостилем заверяется оригинал документа, особенно в предназначенных для одноразового использования документах (например, справка об отсутствии препятствующих вступлению в брак обстоятельств, извещение из пенитенциарного регистра и др.) апостилем заверяется только оригинал.

Какова процедура заверения апостилем?

Для заверения документа апостилем следует представить нотариусу лично или по почте письменное ходатайство и требующий заверения апостилем документ. Нотариус выдаст заверенный апостилем документ в течение пяти рабочих дней, считая от дня взятия ходатайства в производство. Ходатайство берется в производство, если к нему приложен требующий заверения апостилем документ. Если ходатай желает обратной отправки заверенного апостилем документа по почте, то он отсылается вместе с приложениями заказным письмом по указанному в ходатайстве адресу.

Когда вы обращаетесь к Luisa за услугой присяжного перевода, мы можем предложить вам при желании полный комплекс услуг. Поскольку мы сотрудничаем с рядом нотариальных бюро, мы можем организовать нотариально заверенные распечатки документов из коммерческого регистра, копии оригиналов документов и апостилирование документов. Заказав услугу у нас, вы сэкономите время, поскольку вам не придется посещать разные бюро – обычно мы выполняем такой заказ в течение 2-3 рабочих дней.

Какие документы нельзя заверять апостилем?

Помимо вышесказанного, нельзя апостилировать документы, которые должны быть использованы в государстве, не являющемся участником Конвенции об отмене требования легализации иностранных публичных документов (Гаагская конвенция), то есть не являющемся «государством апостиля». В этом случае документ следует легализовать в Министерстве иностранных дел. С дополнительной информацией можно ознакомиться по этой ссылке: https://www.vm.ee/konsulaar-viisa-ja-reisiinfo/konsulaarinfo-ja-teenused/dokumendi-legaliseerimine.

Также не апостилируются:
1) административные документы, непосредственно связанные с торговыми или таможенными процедурами;
2) поврежденные документ (потертый, помятый, исправленный, испорченный водой документ, документ с отклеившейся обложкой и т.п.);
3) оригиналы документов без имени, фамилии и официального титула подписавшего лица (например, справки о гражданском состоянии населения, выданные в Эстонии в 1941–1992 годах). Владелец документа может запросить новый документ в выдавшем документ учреждении или подтвердить обстоятельство распечаткой, утвержденной регистром народонаселения.

NB! Нотариус не может поставить апостиль на документ, заверенный или утвержденный им самим, но другой нотариус (в том числе другой нотариус, работающий в том же бюро) может это сделать.

Информация взята с сайта juristaitab.ee.