DOKUMENTIDE KINNITAMISEST

Mis on avalik dokument?

Apostillitakse vaid avalikke dokumente. Avalik ehk ametlik dokument on ametiasutuse või ametiisiku väljaantud dokument, näiteks:

• haldusdokument (diplom, tunnistus, tõend, õiend, teatis vms);
• kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokument (kohtuotsuse ärakiri, registriväljavõte, kohtutäituri dokument vms);
• notari või vandetõlgi dokument.

Kõik muud dokumendid on eradokumendid. Siiski on võimalik, et eradokument ja avalik dokument nii-öelda põimuvad, näiteks kui notar kinnitab eradokumenti ärakirjana või teeb allkirja õigsuse kinnitamiseks märke või vandetõlk teeb tõlke.

Lisaks võivad riikide vahel kehtida erikokkulepped teatud tüüpi dokumentide (näiteks juhilubade) tunnustamise kohta ilma avalikule dokumendile kehtestatud nõueteta.

Kuidas toimub apostilliga kinnitamine?

Esmalt tuleks kontrollida, kas dokumendi tunnustamiseks välisriigis on vaja dokument kinnitada apostilliga. Apostilliga kinnitatud dokumente saab kasutada riikides, mis on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooni ehk Haagi konventsiooniga. Kokkuleppega ühinenud riikide nimekiri on leitav sellel veebilehel. Kui dokument on apostilliga kinnitatud, tunnustatakse selle ehtsust kõigis teistes konventsiooniosalistes riikides ilma lisaformaalsusteta.

Mitmel juhul ei ole apostilliga kinnitamine siiski vajalik:

• Venemaal, Ukrainas, Poolas, Lätis ja Leedus tunnustatakse Eesti avalikke dokumente ilma formaalsusteta.
• Alates 19. septembrist 2013 ei ole vaja Eesti avalikku dokumenti apostilliga kinnitada Prantsusmaal, Belgias, Taanis, Itaalias ja Iirimaal. Samuti tunnustatakse nendes riikides välja antud dokumente Eestis ilma lisaformaalsusteta. Nimetatu kehtib ka varem välja antud avalike dokumentide kohta.
• Austria, Küprose, Tšehhi, Prantsusmaa, Saksamaa, Kreeka, Iirimaa, Itaalia, Liechtensteini, Luksemburgi, Moldova, Hollandi, Norra, Poola, Portugali, Hispaania, Rootsi, Šveitsi, Türgi ja Suurbritannia diplomaatiliste esindajate ja konsulaarametnike väljastatud dokumente tunnustatakse ilma formaalsusteta.
• Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2016/1191 kohaselt ei ole teise Euroopa Liidu riiki esitamisel tarvis apostilliga kinnitada dokumente, mis tõendavad järgnevaid asjaolusid:

1) sünd;

2) elusolek;

3) surm;

4) nimi;

5) abielu, sealhulgas abieluvõime ja perekonnaseis;

6) abielulahutus, lahuselu või abielu kehtetuks tunnistamine;

7) vanemlus;

8) lapsendamine;

9) alaline asukoht ja/või elukoht;

10) kodakondsus;

11) karistusregistri kande puudumine.

Apostillima ei pea ka perekonnaseisuaktide väljavõtteid riikides, mis on liitunud perekonnaseisuaktide mitmekeelsete väljavõtete väljastamise konventsiooniga. Selle konventsiooniga on peale Euroopa Liidu liikmesriikide liitunud ka Bosnia, Makedoonia, Moldova, Montenegro, Serbia, Šveits ja Türgi.

Samuti tunnustatakse Eestis lisaformaalsusteta Soome rahvastikuregistri väljavõtteid ja abieluvõime tõendeid.

Kas apostillida dokumendi originaal või ärakiri?

Enne dokumendi apostillimise taotlemist on soovitatav välja selgitada, kas välisriigi asutus aktsepteerib ainult apostillitava dokumendi originaali või piisab ka ärakirjast. Üldjuhul kinnitatakse apostilliga dokumendi originaal, eriti ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul (näiteks abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis vm) kinnitatakse apostilliga vaid originaaldokument.

Milline on apostillimise protseduur?

Dokumendi apostilliga kinnitamiseks tuleb notarile esitada isiklikult või posti teel kirjalik taotlus ja apostillimist vajav dokument. Notar väljastab apostillitud dokumendi viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. Taotlus võetakse menetlusse, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument. Kui taotleja soovib apostillitud dokumendi tagasi saada posti teel, edastatakse see koos lisadega tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil.

Kui pöördute Luisa poole vandetõlketeenuse saamiseks, pakume teile soovi korral täisteenust. Kuna teeme koostööd paljude notaribüroodega, saame korraldada nii äriregistri dokumentide notariaalselt kinnitatud väljatrükkide tegemist, originaaldokumentidest ärakirjade tegemist kui ka dokumentide apostillimist. Tellides teenuse meilt, hoiate eri büroodes käimise pealt aega kokku – üldjuhul täidame teie tellimuse 2–3 tööpäeva jooksul.

Milliseid dokumente ei saa apostilliga kinnitada?

Eeltoodule lisaks ei saa apostillida dokumente, mida soovitakse kasutada riigis, mis ei ole liitunud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga (Haagi konventsioon) ehk ei ole nn apostilliriik. Sel juhul tuleb dokument legaliseerida, mida korraldab välisministeerium. Lisateavet leiab aadressilt https://www.vm.ee/konsulaar-viisa-ja-reisiinfo/konsulaarinfo-ja-teenused/dokumendi-legaliseerimine.

Samuti ei apostillita:
1) kaubandus- või tollimenetlusega vahetult seotud haldusdokumente;
2) rikutud dokumente (kulunud, kortsunud, parandatud, veega rikutud dokumendid, dokumendid, millel on kaaned liimist lahti vms);
3) originaaldokumente, millel puudub allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus (näiteks Eestis aastatel 1941–1992 välja antud perekonnaseisu tunnistused). Dokumendi omanikul on võimalik taotleda dokumendi välja andnud asutusest uus dokument või tõendada asjaolu rahvastikuregistri kinnitatud väljatrükiga.

NB! Notar ei või apostillida enda tõestatud või kinnitatud dokumenti, kuid seda saab teha teine notar (sh teine samas büroos töötav notar).

Teave pärineb veebilehelt juristaitab.ee.